Samenwerken met AI in ChatGPT Space: wat het nieuwe teamkantoor kan

Wat Space is

Volgens TechCrunch is Space een gedeelde werkruimte waarin collega’s samenwerken met ChatGPT en met hun eigen Dots, de nieuwe AI-agents van OpenAI die taken voor je uitvoeren. Topman Sam Altman beschreef het op het podium als een plek waar je pagina’s en bestanden samen bewaart, zoals in een gedeelde schijf. Het verschil zit volgens hem in wat hij “levendig” noemde. Je kunt een pagina een vaste opdracht geven, bijvoorbeeld om een teamkanaal in de gaten te houden en de pagina bij te werken met wat er langskomt.

Space bestaat uit een paar onderdelen die samen een klein kantoorpakket vormen.

• Pages is een documentvorm waarin je schrijft, onderzoek doet, grafieken laat maken en afbeeldingen toevoegt. Collega’s met bewerkrechten werken tegelijk op dezelfde pagina.
• Bestanden upload je naar de gedeelde ruimte, zodat ChatGPT en je collega’s met dezelfde stukken werken.
• Dia’s maak je door erover te praten in ChatGPT. Volgens TechCrunch komt dit onderdeel pas in de komende weken. Engadget meldt dat je ze naar PowerPoint en Google Slides kunt exporteren.
• Een vergaderhulp maakt notities en een samenvatting met actiepunten en gooit daarna de opname weg, schrijft Engadget. Die begint op de Mac-app.

Op het podium van DevDay zag je hoe een gedeelde pagina met een grafiek over klantfeedback ontstond terwijl een medewerker ernaast praatte. Dat geeft een goed idee van het soort werk waar het voor bedoeld is.

Voor wie en op welk abonnement

Space is er voor gebruikers met een Pro-, Business- of Enterprise-abonnement, op de website van ChatGPT en in de desktop-app. Op je telefoon kun je pagina’s lezen en delen, maar bewerken gaat daar nog niet. Een paar onderdelen, zoals gedeelde taken en de koppeling met Slack en Teams, zijn alleen voor de zakelijke abonnementen. Met de gratis versie of een Plus-abonnement kun je dus niet mee. Wat je met de gratis variant wel kunt, lees je in ons stuk over gratis of betaald.

Werk je in je eentje met een Pro-abonnement, dan heb je er minder aan dan de naam doet vermoeden. Het wordt pas interessant als je collega’s ook in ChatGPT zitten. En dat is precies de keuze die een team moet maken.

Past het bij jouw team?

Wij zien drie situaties waarin Space de moeite van het proberen waard is.

De eerste is een klein team dat nu al veel met ChatGPT werkt en de resultaten steeds rondmailt. Dan scheelt een gedeelde plek waar de chatbot meeleest echt kopieerwerk. De tweede is een team dat veel rapportages maakt uit steeds dezelfde bronnen. Een pagina die zichzelf bijwerkt met nieuwe gegevens is daar een logische stap. De derde is een team dat veel vergadert en de notulen nu handmatig uitwerkt. Daarover schreven we eerder in ons stuk over vergaderingen laten notuleren door AI.

Werkt je organisatie al volledig in Microsoft 365 of Google Workspace, dan zouden we niet meteen overstappen. Daar zit al een assistent in, en je bestanden staan daar al. Twee plekken voor hetzelfde werk is vaak slechter dan een plek met een iets mindere assistent. Ons overzicht van de nieuwe functies van Copilot helpt bij die vergelijking.

Waar je op let voordat je begint

Een gedeelde werkplek betekent dat de bestanden van je team bij OpenAI staan. OpenAI zegt dat een eigen beveiligingssysteem die gegevens tijdens de verwerking beschermt, maar voor veel organisaties beslist de afdeling die over gegevens gaat, niet het team zelf. Spreek vooraf af welke documenten er wel en niet in mogen, zeker als er klantgegevens of personeelszaken in staan. Dezelfde vragen die je stelt bij het uploaden van een pdf gelden hier voor een hele map.

Let ook op de agents. Een Dot die namens jou een kanaal leest en pagina’s bijwerkt, kan ook verkeerd samenvatten. Laat iemand in het team verantwoordelijk zijn voor wat er op een gedeelde pagina staat, net zoals bij een gewoon document. Space is daarmee geen vervanging van een goede werkafspraak, maar wel een plek waar je die afspraak beter kunt uitvoeren.

Ons advies is om klein te beginnen. Kies een terugkerende klus, bijvoorbeeld het weekoverzicht, en zet die een maand lang in Space. Werkt het, dan breid je uit. Werkt het niet, dan ben je niet je halve archief kwijt aan een nieuwe omgeving.