Je eerste AI-taken als ondernemer: drie klussen die je vandaag uitbesteedt

Woon je niet in de Hoeksche Waard, of wil je alvast beginnen, dan helpt het om klein te starten. Kies een paar klussen die je toch al doet, die tijd kosten en waarbij een fout niet meteen een ramp is. Hieronder staan er drie die bij bijna elke zzp’er passen.

Wat je nodig hebt

• Een gratis account bij een chatbot, zoals ChatGPT, Gemini of Copilot. Welke het beste bij je past, lees je in ons stuk over beginnen met een chatbot.
• Een paar voorbeelden van je eigen teksten, zoals een goede offerte of een mail waar je tevreden over bent.
• Een half uur waarin je rustig kunt uitproberen.

Klus 1. Offertes en zakelijke mails opstellen

Dit is de klus waar de meeste tijd in zit en waar AI het snelst iets oplevert. Geef de chatbot een paar steekwoorden en vraag om een eerste versie. Bijvoorbeeld zo. “Schrijf een korte, vriendelijke offertemail aan een nieuwe klant voor het schilderen van een woonkamer, inclusief planning in week 44 en een vraag of ze de kleur al weten.”

Het resultaat wordt veel beter als je een voorbeeld van je eigen stijl meegeeft. Plak een mail die je eerder schreef erbij en vraag om dezelfde toon. Zo klinkt het als jij en niet als een folder. Ook het omgekeerde werkt goed. Plak een lange mail van een klant en vraag om een samenvatting van wat ze precies willen en welke vragen nog open staan.

Wat je zelf controleert. Bedragen, data en afspraken. Een chatbot vult soms details in die je niet hebt genoemd. Lees elke zin na voordat je op verzenden drukt.

Klus 2. Je administratie overzichtelijk maken

Bijna elke ondernemer heeft wel een spreadsheet die net niet doet wat hij moet doen. Hier is een chatbot een uitstekende hulp, omdat je niet hoeft te weten hoe een formule heet. Beschrijf gewoon wat je wilt. “Ik heb in kolom A de datum, in kolom B het bedrag en in kolom C of een factuur betaald is. Maak een formule die het totaal van de onbetaalde facturen per maand laat zien.”

Je krijgt de formule en meestal ook uitleg over hoe hij werkt. In ons artikel over Excel-formules laten maken door een chatbot lees je welke vragen goed gaan en waar het misloopt.

Wat je zelf controleert. Test de formule eerst op een paar regels waarvan je de uitkomst weet. En plak geen volledige klantenlijsten met namen en adressen in een gratis chatbot. Gebruik verzonnen voorbeeldregels om de formule te maken en pas hem daarna toe in je eigen bestand.

Klus 3. Teksten voor je website en sociale media

Een bericht voor LinkedIn of Instagram, een korte tekst over een nieuwe dienst of een antwoord op een recensie. Het zijn kleine klussen die vaak blijven liggen. Laat de chatbot drie varianten maken en kies de beste, of vraag om een bestaande tekst korter en duidelijker te maken.

Wij zien hier wel een valkuil. AI-teksten lijken snel op elkaar en klinken algemeen. Klanten kiezen een zzp’er juist om de persoon. Gebruik de chatbot daarom vooral om op gang te komen en voeg zelf een concreet voorbeeld toe, zoals een klus die je vorige week deed of een vraag die klanten je vaak stellen. Dat maakt het verschil.

Wat je zelf controleert. Of alles klopt wat er over je bedrijf staat, en of je de tekst ook zelf zo zou zeggen.

Waar je bij elke klus op let

Drie regels gelden voor alles wat je uitbesteedt. Wat de chatbot schrijft, is jouw verantwoordelijkheid zodra je het verstuurt. Gevoelige gegevens van klanten horen niet in een gratis versie, omdat je niet altijd weet wat ermee gebeurt. En controleer in de instellingen of je gesprekken worden gebruikt om het model te trainen. Hoe je dat uitzet, lees je in ons stuk over training uitzetten bij ChatGPT, Gemini en Claude.

Werkt het na een paar weken goed en loop je tegen de grenzen van de gratis versie aan, dan pas is het tijd om naar een abonnement te kijken. Voor de meeste zzp’ers is dat in het begin niet nodig.

Ondernemers uit de Hoeksche Waard die het liever samen met anderen leren, kunnen zich nog aanmelden voor de avond van StartSmart HW. De inloop is om 19.00 uur, het programma begint om 19.30 uur. Ervaring met AI is volgens de organisatie niet nodig.