Excel-formules laten maken door een chatbot: wat goed gaat en wat je controleert
Inhoudsopgave
Drie manieren om een formule te laten maken
Er zijn grofweg twee routes. Je kunt een losse chatbot zoals ChatGPT of Gemini in je browser openen en je vraag daar stellen. Of je gebruikt de AI die in het rekenprogramma zelf zit, Copilot in Excel of Gemini in Google Spreadsheets. Het verschil is groter dan het lijkt.
Een losse chatbot ziet jouw bestand niet, tenzij je het uploadt. Hij moet raden hoe je kolommen heten, waar je gegevens beginnen en of er lege rijen tussen zitten. Je krijgt dus een formule voor een spreadsheet die hij zich voorstelt. De ingebouwde varianten kijken wel mee. Volgens de uitleg van Microsoft stelt Copilot formulekolommen voor op basis van je bestaande gegevens, legt het uit hoe elke formule werkt en voeg je de kolom met één klik in. Wel moet je gegevens als Excel-tabel of ondersteund bereik zijn opgemaakt.
Google beschrijft iets vergelijkbaars in de hulppagina over Gemini in Spreadsheets. Je opent het zijpaneel, beschrijft wat je wilt met verwijzingen naar je eigen blad en laat Gemini een formule maken. Geeft een cel een foutmelding, dan kun je Gemini laten uitzoeken wat er misgaat. Welke van deze functies je ziet, hangt af van je abonnement. In ons stuk over de gratis versie van een chatbot lees je wat je zonder betaald account krijgt.
| Losse chatbot (ChatGPT, Gemini-app) | Copilot in Excel | Gemini in Spreadsheets | |
|---|---|---|---|
| Ziet je gegevens | Alleen als je het bestand uploadt | Ja, binnen de tabel | Ja, binnen het blad |
| Sterk in | Uitleg, alternatieven, ingewikkelde formules stap voor stap opbouwen | Rekenkolommen, totalen, opzoekformules in een tabel | Formules maken en foutmeldingen laten verklaren |
| Zwak punt | Raadt kolomnamen en bereiken, kent je taalinstelling niet | Werkt alleen netjes met gegevens als tabel | Beschikbaarheid hangt af van je account |
| Nodig | Account bij de chatbot | Microsoft 365-abonnement met Copilot | Google-account met Gemini in Workspace |
Wat goed gaat
Voor het gewone werk zijn chatbots echt een uitkomst. Een som per categorie (SOMMEN.ALS), het aantal dagen tussen twee datums, een opzoekformule die een prijs uit een ander tabblad haalt of tekst uit twee kolommen samenvoegen, dat levert vrijwel elke chatbot in één keer goed op. Ook het omgekeerde werkt goed. Plak een formule van een collega in de chat en vraag wat hij doet. Die uitleg is vaak helderder dan de hulppagina’s.
Het meest overtuigend zijn ze bij geneste formules, zoals een ALS binnen een ALS binnen een ALS. Een mens raakt dan de haakjes kwijt, een chatbot niet. Vraag er wel bij of het eenvoudiger kan. Vaak stelt de chatbot dan zelf een overzichtelijkere functie voor, zoals ALS.VOORWAARDEN of X.ZOEKEN.
Waar het misgaat
De meest voorkomende fout bij Nederlandse gebruikers is ook de saaiste. Een Nederlandstalige Excel gebruikt Nederlandse functienamen (ALS in plaats van IF, VERT.ZOEKEN in plaats van VLOOKUP) en een puntkomma als scheidingsteken, omdat de komma al voor decimalen dient. Een losse chatbot geeft vaak de Engelse versie met komma’s. Plak je die in een Nederlandse Excel, dan krijg je een foutmelding of, erger, een formule die iets anders doet dan je denkt. Zeg daarom in je vraag altijd dat je Excel in het Nederlands gebruikt, of vraag om beide versies.
Andere valkuilen die je regelmatig tegenkomt.
- Verkeerde bereiken. De chatbot neemt aan dat je gegevens in A2 tot en met A100 staan, terwijl jouw lijst tot rij 1500 loopt. De formule werkt, maar rekent maar een deel mee.
- Vaste en relatieve verwijzingen. Een ontbrekend dollarteken zorgt ervoor dat de formule verschuift als je hem naar beneden sleept. Het eerste resultaat klopt, de rest niet.
- Datums en getallen als tekst. Komen je gegevens uit een export, dan staan datums soms als tekst in de cel. De formule van de chatbot gaat daar stilzwijgend mee de mist in.
- Functies die jouw versie niet heeft. Nieuwere functies zoals X.ZOEKEN of FILTER werken niet in oudere Excel-versies. Een chatbot weet niet welke versie jij hebt.
- Zelfverzekerde onzin. Soms verzint een chatbot een functie die niet bestaat, of geeft hij een formule die iets anders berekent dan je vroeg en legt hij met dezelfde stelligheid uit dat het klopt.
Zo controleer je een formule van een chatbot
Wat je nodig hebt is niets meer dan je eigen spreadsheet en een paar minuten. Werk deze stappen af voordat je een formule in een belangrijk bestand laat staan.
- Test op een klein stukje dat je zelf kunt narekenen. Neem vijf rijen waarvan je de uitkomst uit je hoofd of met een rekenmachine weet. Klopt de formule daar, dan heb je in elk geval de logica te pakken.
- Kijk naar de randgevallen. Wat gebeurt er bij een lege cel, een nul of een tekst waar een getal hoort? Daar gaan de meeste formules onderuit.
- Controleer het bereik. Klik in de formulebalk, dan kleurt Excel de cellen waar de formule naar kijkt. Valt er een deel buiten, pas het aan of maak er een tabel van.
- Sleep en vergelijk. Trek de formule een paar rijen door en kijk of de verwijzingen meeschuiven zoals bedoeld.
- Vraag de chatbot om zijn eigen formule uit te leggen. Klopt de uitleg niet met wat je wilde, dan klopt de formule ook niet. Het helpt vaak om er een voorbeeldrij bij te geven met de uitkomst die je verwacht.
En je gegevens?
Bij Copilot en Gemini binnen je eigen kantoorpakket blijven je gegevens in de omgeving waar ze al stonden. Een bestand uploaden naar een losse chatbot is een andere stap. Staan er namen, salarissen of klantgegevens in, haal die dan weg of vervang ze door nepwaarden. Voor een formule heeft een chatbot alleen de opbouw van je tabel nodig, niet de echte inhoud. Hoe dat bij documenten werkt, lees je in ons stuk over een pdf laten samenvatten door een chatbot.
Ons advies is om een chatbot te zien als een collega die heel goed is in Excel maar jouw bestand nooit heeft gezien. Hij bespaart je veel zoekwerk, zeker bij formules die je maar eens per jaar nodig hebt. Het narekenen blijft jouw werk, en wie dat overslaat, ontdekt de fout meestal pas als de cijfers al zijn doorgestuurd.
