Stiekem ChatGPT gebruiken op je werk: de risico's van schaduw-AI

Waarom dit nu weer in het nieuws is

Het onderwerp kwam opnieuw op tafel door een bijeenkomst voor zo’n achthonderd ambtenaren in Hanoi op 10 oktober. Daar waarschuwde een Franse expert dat Vietnamese ambtenaren op grote schaal commerciële AI-tools gebruiken voor documenten en administratie, zonder dat iemand controleert wat er met die gegevens gebeurt, meldt Vietnam.vn. Haar advies was eerst in kaart brengen welke tools medewerkers gebruiken en waarvoor, en daarna pas regels maken.

Dat gaat over Vietnam, maar het probleem is overal hetzelfde. Ook in Nederland komt het voor. De Autoriteit Persoonsgegevens meldde in 2024 al dat er datalekken waren gemeld doordat medewerkers persoonsgegevens, zoals medische gegevens van patiënten, in een AI-chatbot hadden ingevoerd.

Wat er met je bedrijfsgegevens gebeurt

Het risico zit niet in de chatbot zelf, maar in wat je erin plakt en bij wie het terechtkomt. Drie dingen zijn belangrijk om te begrijpen.

• De gegevens verlaten het bedrijf. Alles wat je in een chatbot typt of uploadt, gaat naar de servers van de aanbieder, vaak buiten Europa. Je werkgever heeft geen afspraken met die aanbieder over wat daar mee mag.
• Training. Bij de persoonlijke en gratis versies van veel chatbots kunnen gesprekken worden gebruikt om het model te verbeteren, tenzij je dat uitzet. Hoe dat werkt, lees je in ons stuk over training uitzetten bij ChatGPT, Gemini en Claude.
• Je account is niet van je werkgever. Verlaat je het bedrijf, dan staan al die gesprekken met bedrijfsinformatie nog in jouw privéaccount. En wordt dat account gehackt, dan ligt die informatie op straat.

Daarnaast is er het risico op fouten. Een chatbot kan vol overtuiging iets verkeerd samenvatten. Als dat ongemerkt in een rapport, advies of besluit belandt, is dat jouw verantwoordelijkheid, niet die van de chatbot.

Wat je beter niet in een eigen chatbot zet

Een simpele toets helpt. Zou je deze tekst ook naar een onbekende externe partij mailen? Zo nee, dan hoort hij niet in een privéaccount. Denk aan namen, adressen en gegevens van klanten of collega’s, contracten en offertes, financiële cijfers die nog niet openbaar zijn, broncode en alles waar vertrouwelijk boven staat.

Wat meestal geen probleem is, zijn algemene vragen. Hoe schrijf je een beleefde herinnering, hoe werkt een bepaalde Excel-functie, of wat betekent een vakterm. Daar zit geen bedrijfsinformatie in.

Zo regel je het netjes

Stoppen met AI is niet de oplossing, en de meeste werkgevers willen dat ook niet. Het gaat erom dat het zichtbaar en veilig gebeurt.

1. Vraag wat er mag. Veel organisaties hebben inmiddels een AI-beleid, of in elk geval een afspraak over welke tools zijn toegestaan. Vraag het na bij je leidinggevende of de IT-afdeling.
2. Gebruik de zakelijke versie. De zakelijke abonnementen van onder meer ChatGPT, Copilot en Gemini hebben afspraken over gegevensbescherming en gebruiken je gesprekken niet voor training. Heeft je werkgever Microsoft 365, dan zit Copilot er vaak al bij met zakelijke bescherming.
3. Anonimiseer. Moet je toch iets voorleggen, haal dan namen, bedragen en herkenbare details eruit. Vaak kun je een vraag ook met een verzonnen voorbeeld stellen.
4. Controleer alles. Lees elke samenvatting of tekst na voordat je hem gebruikt.
5. Maak het bespreekbaar. Gebruik je AI met succes, vertel dat dan. De kans is groot dat collega’s hetzelfde doen en dat je samen tot goede afspraken komt.

Wij denken dat schaduw-AI vooral een teken is dat organisaties achterlopen. Medewerkers zien hoe handig het is en wachten niet op een beleid dat er niet komt. Werkgevers die snel een veilige, goedgekeurde tool aanbieden, lossen het grootste deel van het probleem op. In de zorg zie je die beweging al, zoals we beschreven in ons stuk over zorgverleners die eigen AI-tools gebruiken.