Je mailbox laten samenvatten door AI: wat Gmail en Outlook nu echt kunnen
Inhoudsopgave
Gmail en Outlook naast elkaar
Beide diensten doen in de basis hetzelfde. Je opent een berichtenwisseling en laat de ingebouwde AI de hoofdpunten op een rij zetten. De details verschillen.
| Gmail met Gemini | Outlook met Copilot | |
|---|---|---|
| Waar zit de knop | Bovenaan de draad (Deze e-mail samenvatten) of via Gemini vragen in het zijpaneel | Bovenaan de draad (Samenvatting door Copilot) |
| Eigen vraag stellen | Ja, bijvoorbeeld om een lijst met actiepunten | Ja, via het Copilot-paneel |
| Bijlagen | Via het zijpaneel | In de nieuwe Outlook ook pdf, Word en PowerPoint |
| Wat je nodig hebt | Een geschikt Workspace- of Google AI-abonnement en slimme functies aan | Een Microsoft 365-abonnement met Copilot |
Volgens de hulppagina van Gmail moet je naast een geschikt abonnement ook de slimme functies in je Gmail-instellingen aanzetten. Je kunt Gemini daarna ook andere dingen vragen dan een samenvatting, zoals een lijst met wat jij nog moet doen. Microsoft beschrijft dat Copilot de draad doorleest op hoofdpunten en genummerde verwijzingen toevoegt, zodat je met één klik bij het bericht komt waar een punt vandaan komt. Dat laatste is handiger dan het klinkt, want zo controleer je snel of de samenvatting klopt.
Wat het kost laten we hier bewust weg, want de abonnementen en wat erin zit veranderen geregeld. Kijk op de pagina van je eigen abonnement of de functie erbij hoort. Heb je de knop niet, dan zit hij niet in je pakket of heb je de slimme functies uitgezet.
Waar het goed werkt, en waar niet
Bij lange draden met veel mensen is een samenvatting echt een tijdwinst. Wie heeft wat toegezegd, welke datum is het geworden, wat is er nog open. Ook als je na een vakantie terugkomt in een discussie die zonder jou verder is gegaan, scheelt het veel scrollen.
Bij korte mails heb je er weinig aan. Een bericht van vijf regels lees je sneller zelf dan dat je op een samenvatting wacht. En bij mails waar het om de toon gaat, een klacht of een gevoelig bericht van een familielid, mist een samenvatting precies wat belangrijk is.
Let ook op wat er niet in staat. Een samenvatting kiest wat de AI belangrijk vindt. Een voorbehoud in de laatste alinea of een bijzin met een deadline kan er zomaar uitvallen. Microsoft zegt zelf in zijn privacyuitleg over Copilot dat de antwoorden niet gegarandeerd feitelijk juist zijn en dat je ze zelf moet nakijken voordat je ze doorstuurt. Gebruik de samenvatting dus als wegwijzer, niet als vervanging van het lezen van de mail waar je op moet reageren.
En een samenvatting is geen phishingfilter. Een nepmail van je bank wordt net zo netjes samengevat als een echte. Twijfel je over een bericht, lees dan ons stuk over een verdacht bericht of link checken.
Wat er met je mails gebeurt
Voor veel mensen is dit de belangrijkste vraag, en het antwoord is geruststellender dan bij losse chatbots. Bij beide diensten blijft de samenvatting binnen de omgeving waar je mail al stond.
Google schrijft in zijn uitleg over gegevensbescherming dat Gemini in Gmail je inhoud gebruikt om je vraag te beantwoorden, maar die inhoud niet gebruikt om Gemini of andere AI-modellen te trainen. Microsoft zegt in de genoemde privacyuitleg dat vragen, antwoorden en gegevens uit je mailbox niet worden gebruikt om de onderliggende taalmodellen te trainen, en dat verkeer van gebruikers in de EU binnen de Europese gegevensgrens blijft. Die laatste pagina is wel geschreven voor organisaties met een zakelijk account. Gebruik je Outlook privé, controleer dan de privacy-instellingen van je eigen Microsoft-account.
Belangrijk verschil met een losse chatbot is dat je niets kopieert of uploadt. Plak je een mailwisseling in de gratis versie van een chatbot, dan gelden de regels van die chatbot, en die zijn vaak ruimer. Wie mails van anderen deelt, deelt ook hun namen en gegevens.
Liever niet? Zo zet je het uit
Wil je geen AI in je mailbox, dan kan dat. In Gmail zet je in de instellingen de slimme functies uit, dan verdwijnt ook de samenvattingsknop. Let op dat daarmee ook andere handige functies uitgaan, zoals het automatisch sorteren van je inbox. In Outlook hangt Copilot af van je abonnement en, bij een werkaccount, van de keuzes van je beheerder.
Ons eerlijke oordeel is dat de samenvatting vooral loont voor wie veel lange draden krijgt, zoals in een vereniging, een school die alles via mail regelt of een baan met veel overleg. Voor een gewone privé-inbox met vooral nieuwsbrieven en bestelbevestigingen is een goed filter of een opruimronde vaak nuttiger dan een AI die je ongelezen mail samenvat.
