AI-chatbot in je HR-systeem: welke transparantieregels nu voor werkgevers gelden
Inhoudsopgave
De basisregel: zeg dat het een chatbot is
De AI-verordening verplicht aanbieders van AI-systemen die rechtstreeks met mensen praten om hun systeem zo te maken dat mensen weten dat ze met AI te maken hebben, tenzij dat al overduidelijk is. Strikt genomen ligt die plicht bij de maker van de software. Maar als werkgever zet jij de chatbot in, en een medewerker die in een chatvenster met de naam Lisa van HR praat, ziet niet vanzelf dat Lisa een taalmodel is.
In de praktijk betekent het dus dat je de chatbot herkenbaar maakt. Geef hem geen menselijke naam en foto die de indruk wekken dat er een collega zit, of zet er duidelijk bij dat het een AI-assistent is. Zeg aan het begin van elk gesprek dat de antwoorden door AI worden gegeven, en vertel waar iemand terechtkan als hij een mens wil spreken.
Wat de chatbot doet bepaalt de regels
Een chatbot die uitlegt hoeveel vakantiedagen je hebt, valt onder andere regels dan een chatbot die sollicitanten selecteert. Dat verschil is groot.
| Wat de chatbot doet | Wat er geldt |
|---|---|
| Vragen beantwoorden over verlof, regelingen of een vacature | Transparantieplicht, de gebruiker moet weten dat het AI is |
| Cv’s filteren, kandidaten beoordelen of rangschikken | Hoog risico volgens de AI-verordening, met zware eisen aan toezicht, documentatie en het informeren van betrokkenen |
| Prestaties volgen, taken verdelen of meewegen bij promotie of ontslag | Ook hoog risico |
| Emoties van medewerkers of sollicitanten afleiden uit stem, tekst of beeld | Verboden op de werkvloer sinds 2 februari 2025, op enkele medische en veiligheidsuitzonderingen na |
Veel HR-chatbots beginnen als vraagbaak en krijgen er later functies bij, zoals een eerste selectie van sollicitanten. Op dat moment schuif je zonder het te merken naar een zwaardere categorie. Vraag je leverancier daarom precies wat de chatbot doet met wat er wordt ingevoerd, en of hij ergens meebeslist.
Wat je je medewerkers vertelt
Los van de chatbot zelf zijn er drie gesprekken die je als werkgever moet voeren.
Het eerste is met de medewerkers die de chatbot gebruiken. Vertel wat hij wel en niet weet, dat antwoorden fout kunnen zijn, en dat de cao of het personeelshandboek bij twijfel leidend blijft. Een chatbot die een verkeerd aantal verlofdagen noemt, maakt dat niet tot een afspraak, maar het levert wel een vervelend gesprek op.
Het tweede is met je HR-medewerkers. Sinds 2 februari 2025 moeten werkgevers volgens de AI-verordening zorgen dat mensen die met AI-systemen werken er voldoende van weten. Wie de chatbot beheert, moet snappen waar hij de mist in kan gaan.
Het derde is met de ondernemingsraad, als je die hebt. Een systeem dat persoonsgegevens van medewerkers verwerkt of hun gedrag kan volgen, valt in Nederland onder het instemmingsrecht van de OR. Gaat het om een hoog-risicosysteem op de werkvloer, dan moet je volgens de AI-verordening de werknemersvertegenwoordiging en de betrokken medewerkers bovendien vooraf informeren.
Wat je vastlegt
Voor een kleine organisatie hoeft dit geen dik dossier te worden, maar een paar dingen wil je op papier hebben. Leg vast welke chatbot je gebruikt, van welke leverancier, en wat hij doet. Noteer waar de gesprekken worden opgeslagen, hoelang, en of de leverancier ze gebruikt om zijn model te trainen. Beschrijf hoe medewerkers en sollicitanten horen dat ze met AI praten, bijvoorbeeld met een schermafdruk van de melding. En bewaar wie er bij twijfel naar een antwoord kijkt.
Verwerkt de chatbot op grote schaal gegevens van medewerkers, dan komt daar volgens de AVG vaak een gegevensbeschermingseffectbeoordeling bij, een DPIA. Dat is het moment om ook na te gaan of er gevoelige gegevens in het systeem belanden, zoals ziekmeldingen. Die horen daar meestal niet thuis.
Mijn advies aan ondernemers is om de chatbot klein te houden. Een vraagbaak die eerlijk zegt dat hij een AI is, is snel op orde en bespaart echt tijd. Het wordt pas ingewikkeld als hij gaat beoordelen. Wil je eerst kijken welke klussen je veilig aan AI kunt overlaten, lees dan ons stuk over je eerste AI-taken als ondernemer.
