Vergadering laten notuleren door AI: zo pak je het aan

Een vergadering laten notuleren door AI werkt goed, mits je drie dingen vooraf regelt. Je kiest een tool die Nederlandse spraak echt verstaat, je vertelt iedereen aan tafel dat je opneemt en waarom, en je weet waar de opname daarna terechtkomt. Het uitschrijven zelf is het makkelijke deel. De fouten zitten bijna altijd in de samenvatting en in wat er met de bestanden gebeurt.

Wat je nodig hebt

• Een notuleertool die Nederlands als spreektaal ondersteunt. Voor online vergaderen is dat vaak de functie die al in je vergaderprogramma zit. Voor gesprekken aan tafel kan het een app op je telefoon zijn of een losse AI-recorder, zoals de Plaud Note, die je bij de fabrikant zelf of bij een elektronicawinkel koopt.
• Een fatsoenlijke microfoon. Een laptopmicrofoon aan het eind van een lange tafel levert een slechte transcriptie op, hoe goed de software ook is. Een conferentiespeaker of een recorder in het midden van de tafel maakt meer verschil dan een duurder abonnement.
• Afspraken binnen je organisatie over welke tool je mag gebruiken en hoe lang opnames bewaard blijven. Vraag die op bij je leidinggevende of IT-afdeling voordat je begint.

Welke tool verstaat Nederlands

Hier gaat het het vaakst mis. Een tool met een Nederlandse knoppenbalk of een chat die in het Nederlands antwoordt, verstaat daarom nog geen Nederlandse spraak. Kijk altijd in de lijst met ondersteunde transcriptietalen van de aanbieder.

Tool	Nederlandse spraak	Waar je op let
Microsoft Teams	Ja, Nederlands (Nederland) en Nederlands (België)	Iedereen in de vergadering krijgt een melding dat er wordt getranscribeerd. De gesproken taal stel je zelf in.
Otter	Nee, volgens de eigen documentatie	Geschikt voor Engelstalig overleg, niet voor een Nederlandse vergadering.
AI-recorder zoals Plaud	Controleer per apparaat en abonnement	Handig voor gesprekken aan tafel. De opname gaat voor de verwerking meestal naar de cloud van de aanbieder.

Voor Teams staat de talenlijst op de ondersteuningspagina van Microsoft, waar ook staat dat alle deelnemers de melding zien en hun naam in de transcriptie kunnen verbergen. Voor Otter zochten we het eerder uit in ons stuk over Otter en Nederlands. Werk je met meerdere tools en wil je de notulen automatisch doorzetten naar een map of een takenlijst, dan komt de rubriek automatiseren en notuleren van pas.

Stap voor stap

1. Test eerst met een nepoverleg. Neem tien minuten een verzonnen projectbespreking op, met een paar eigennamen, een bedrag en een datum. Gebruik daarvoor geen echt vertrouwelijk overleg.
2. Kondig de opname aan. Zet het in de uitnodiging en zeg aan het begin nog een keer hardop dat je opneemt, waarvoor, wie de tekst krijgt en wanneer de opname weer weg is. Een tool die stilletjes als extra deelnemer meeluistert, zet het vertrouwen in je overleg op het spel, ook als het technisch mag.
3. Geef mensen de ruimte om nee te zeggen. Wil iemand niet opgenomen worden, of komt er een gevoelig punt op tafel, zet de opname dan voor dat deel stil.
4. Stel de taal goed in. Staat de gesproken taal op Engels terwijl iedereen Nederlands praat, dan krijg je een onleesbare tekst.
5. Lees eerst de transcriptie, dan pas de samenvatting. Zijn ontkenningen goed overgekomen? Kloppen namen en getallen? Staan de sprekers bij de goede zinnen?
6. Controleer de besluiten en actiepunten. AI maakt van een losse suggestie makkelijk een stellige afspraak, en geeft een taak soms aan de verkeerde persoon. Die fouten zijn het duurst, dus die loop je met de hand na.
7. Verstuur, en ruim op. Stuur de gecontroleerde notulen rond en verwijder de audio zodra die niet meer nodig is.

Wat er met de opname gebeurt

Dit is de vraag die het minst gesteld wordt en er het meest toe doet. Een opname van een vergadering zit vol persoonsgegevens, zoals namen, meningen en soms iets over iemands werk of gezondheid. Zodra je die in een tool stopt, gaat de audio in de meeste gevallen naar de servers van de aanbieder, en je weet niet altijd hoe lang die hem bewaart of waarvoor hij hem gebruikt.

De Autoriteit Persoonsgegevens waarschuwde eerder dat medewerkers die op eigen houtje persoonsgegevens in een AI-chatbot stoppen, tegen de afspraken van hun werkgever in, een datalek veroorzaken. Voor een vergaderopname die je in een persoonlijk account van een notuleerdienst zet, is de redenering niet anders. De AP roept organisaties op duidelijke afspraken te maken over welke AI-tools mogen en welke gegevens erin mogen. Is dat bij jullie nog niet geregeld, dan is het verstandig om dat eerst te doen.

Een paar vragen die je bij elke tool beantwoord wilt hebben voordat je hem inzet:

• Waar staat de opname, en in welk land?
• Gebruikt de aanbieder de opnames om zijn eigen AI te trainen, en kun je dat uitzetten?
• Hoe lang blijft de audio bewaard, en kun je die zelf verwijderen?
• Wie in je organisatie kan de transcripties inzien?

Bij een zakelijke omgeving die je werkgever al gebruikt, zoals Teams, zijn die vragen meestal al door de IT-afdeling beantwoord. Bij een losse app die je zelf installeert niet. Dat is voor ons ook het eerlijkste advies. Gebruik bij voorkeur de notuleerfunctie van de omgeving waarin je al vergadert, en haal pas een aparte tool of recorder in huis als die aantoonbaar iets toevoegt en jullie weten waar de opnames blijven.

Twijfel je over wat je in zo’n dienst kunt stoppen, dan helpt ons stuk over persoonlijke gegevens delen met een chatbot, want dezelfde vuistregels gelden voor notuleertools.