Een Teams-vergadering laten samenvatten door Copilot: wat het kost en bewaart
Inhoudsopgave
Wat Copilot in een vergadering doet
Volgens de uitleg van Microsoft vat Copilot de belangrijkste discussiepunten samen, inclusief wie er sprak en wat diegene zei. Het stelt actiepunten voor en beantwoordt vragen, tijdens de vergadering en daarna. Je kunt bijvoorbeeld vragen waar de deelnemers het niet over eens waren of een tabel laten maken van de besproken ideeën met hun voor- en nadelen. Kom je meer dan vijf minuten te laat binnen, dan biedt Copilot uit zichzelf aan om je bij te praten.
Na afloop vind je de samenvatting in de vergaderchat en op het tabblad Samenvatting. Is een antwoord langer dan 1300 tekens, dan open je het met een knop in Word, en een antwoord in tabelvorm gaat naar Excel. Wat je zelf aan Copilot vraagt, ziet de rest van de vergadering niet. Elke deelnemer met een licentie heeft zijn eigen gesprek met de assistent.
In deze korte video van Microsoft zie je hoe zo’n samenvatting er na de vergadering uitziet, met notities, taken en het Copilot-venster waarin je vragen stelt over wat er besproken is.
Een paar grenzen staan er ook bij. Copilot werkt niet in vergaderingen die door een andere organisatie worden georganiseerd, dus bij een overleg van een klant blijft de knop grijs. In vergaderingen met end-to-end-versleuteling werkt het evenmin.
Wat het kost
De vergaderfuncties zitten niet in een gewoon Microsoft 365-abonnement. Je hebt er een Copilot-licentie voor nodig, die je als uitbreiding op een zakelijk abonnement neemt. Op de prijspagina van Microsoft stond Microsoft 365 Copilot Bedrijven in oktober 2026 voor 15,60 euro per gebruiker per maand bij een jaarabonnement, exclusief btw. Dat is een actieprijs, de doorgestreepte prijs is 18,20 euro. Deze variant is bedoeld voor organisaties tot 300 gebruikers en werkt naast onder meer Business Basic, Business Standard en Teams Essentials. Microsoft verkoopt ook bundels, zoals Business Standard met Copilot voor 20,36 euro per gebruiker per maand bij een jaarabonnement, exclusief btw.
Belangrijk om te weten is dat de licentie per persoon geldt. Wie in de vergadering geen licentie heeft, kan zelf geen vragen aan Copilot stellen. De organisator heeft wel altijd zeggenschap over de instellingen van zijn vergadering, ook zonder licentie. Daarnaast noemt Microsoft de intelligente samenvatting als onderdeel van Teams Premium, een aparte uitbreiding. Met een werkaccount kun je verder gratis Copilot Chat proberen, maar dat is een chatassistent en geen vergadernotulist.
Voor een zzp’er of klein team is het rekensommetje dus eenvoudig. Vergader je vooral binnen je eigen organisatie en schrijf je nu zelf de notulen uit, dan verdien je die vijftien euro per maand snel terug. Zit je vooral in overleggen die klanten organiseren, dan heb je er weinig aan, omdat Copilot daar niet werkt. In ons bredere stuk over een vergadering laten notuleren door AI lees je welke andere routes er zijn.
Wat er bewaard blijft
Hier zit het deel dat de meeste mensen niet weten. De organisator kiest in de vergaderopties onder Copilot en andere AI uit drie standen.
| Stand | Wat er gebeurt | Wat er na afloop overblijft |
|---|---|---|
| Tijdens en na de vergadering | Copilot start zodra iemand de transcriptie aanzet. Stop je de transcriptie, dan stopt Copilot ook. | Een transcriptie, de samenvatting en je gesprek met Copilot |
| Alleen tijdens de vergadering | Copilot werkt met tijdelijke spraak-naar-tekstgegevens, zonder opname of transcriptie. | Niets in Teams. Wat je wilt houden, kopieer je voor het einde. |
| Uit | Copilot werkt niet, en opnemen en transcriberen ook niet. | Alleen de gewone vergaderchat |
Welke stand je standaard krijgt, bepaalt de IT-beheerder. In de beheerdocumentatie staat dat de standaardwaarde een opgeslagen transcriptie vereist. In de praktijk betekent dat dus vaak dat het gebruik van Copilot automatisch een uitgeschreven verslag van het hele gesprek oplevert. Wie dat bij een gevoelig overleg niet wil, kijkt vooraf of de stand Alleen tijdens de vergadering beschikbaar is. Zie je die optie niet, dan heeft je beheerder hem uitgezet.
De transcriptie belandt bij de opname. Voor een gewone vergadering is dat de OneDrive van de organisator, voor een kanaalvergadering de SharePoint-site van het kanaal. Daar gelden dezelfde rechten en bewaarregels als voor andere bestanden. Je vragen aan Copilot en de antwoorden worden apart bewaard als je Copilot-geschiedenis, versleuteld en binnen de afspraken die je organisatie met Microsoft heeft.
Ook in de stand zonder opname kan er iets achterblijven. Microsoft schrijft dat prompts en antwoorden afhankelijk van het bewaarbeleid van je organisatie bewaard kunnen worden voor nalevingsdoeleinden, ook als opname en transcriptie uitstaan. Alleen tijdens de vergadering betekent dus geen spoor in Teams, maar niet per se nergens.
Wordt je vergadering gebruikt om AI te trainen?
Nee, volgens de privacy-uitleg van Microsoft worden prompts, antwoorden en de gegevens waar Copilot bij kan niet gebruikt om de onderliggende taalmodellen te trainen. Voor gebruikers in de Europese Unie blijft het verkeer binnen de EU-gegevensgrens. Er staat wel een uitzondering bij die het noemen waard is. Modellen die Anthropic als onderaannemer levert, vallen op dit moment buiten die EU-gegevensgrens. Wil je organisatie dat alles in Europa blijft, dan is dat een vraag voor de beheerder.
Twee dingen verdwijnen juist sneller dan je zou verwachten. Wordt de transcriptie verwijderd, dan verdwijnt ook je hele gesprek met Copilot over die vergadering. En bij een terugkerend overleg is de eerdere Copilot-geschiedenis weg zodra een latere vergadering in de reeks wordt getranscribeerd. Wil je de samenvatting van vorige week bewaren, zet hem dan in Word of in je eigen notities.
Ons advies is nuchter. Gebruik Copilot gerust voor het werkoverleg waarin je anders zelf zit te typen, en zeg aan het begin dat er wordt getranscribeerd. Voor een gesprek over een collega, een salaris of een conflict kies je de stand zonder transcriptie, of je laat de knop gewoon met rust.
