Zoek bij een Zapier-koppeling naar de concrete handeling die je nodig hebt. Ondersteunt de app nieuwe contacten, bijgewerkte contacten of allebei? Kan een actie jouw aangepaste veld wijzigen? Het logo van je CRM zien is prettig, maar het antwoord zit een niveau dieper: bij de beschikbare triggers, acties en invoervelden.
Zapier verbindt apps via vooraf ingerichte koppelingen. Daardoor hoef je niet iedere gegevensoverdracht zelf te programmeren. De grens is dat een koppeling niet vanzelf alle mogelijkheden van de aangesloten software bevat. Controleer dat vóór je een hele workflow ontwerpt.
Beschrijf de gewenste overdracht
Een bruikbare opdracht is concreter dan 'formulieren koppelen aan het CRM'. Schrijf bijvoorbeeld: bij een nieuwe aanvraag zoeken we op e-mailadres naar een bestaand contact, werken we het interesseveld bij en slaan we de aanvraagdatum op. Met zo'n beschrijving kun je de integratie gericht beoordelen.
Let op het verschil tussen aanmaken en bijwerken. Een workflow die voor elke aanvraag een contact toevoegt, kan dubbele personen opleveren. Leg vooraf vast welk veld als herkenning dient en wat er moet gebeuren wanneer dat veld ontbreekt. Een e-mailadres is ook niet in iedere situatie een blijvend uniek kenmerk.
Controleer de velden met proefgegevens
Maak een voorbeeld met voldoende variatie: een naam met een accent, een leeg optioneel veld, een datum en een keuze uit meerdere opties. Bekijk wat er na de actie in de andere app staat. Een veld kan technisch gevuld zijn en toch het verkeerde formaat bevatten. Dat merk je soms pas wanneer iemand erop filtert.
Controleer ook de betekenis. Een intern nummer, zichtbare naam en record-ID kunnen op elkaar lijken. Koppel je de naam waar de doelapp een ID verwacht, dan verschijnt er mogelijk een fout of belandt het record verkeerd. Documenteer die keuzes kort bij de workflow; een volgende beheerder hoeft ze dan niet opnieuw uit te zoeken.
Welke rechten geef je weg?
Bekijk tijdens het verbinden welke toegang Zapier vraagt. Gebruik bij voorkeur een zakelijk beheerd account dat bij deze taak past. Een workflow die leunt op het persoonlijke account van een vertrekkende collega kan uitvallen wanneer diens toegang stopt. Spreek daarom af wie eigenaar is van de koppeling.
Voer alleen gegevens door die voor de taak nodig zijn. Een interne melding heeft misschien genoeg aan een recordlink en een naam, in plaats van het volledige klantdossier. Controleer daarnaast wie de uitvoeringshistorie kan bekijken en welke gegevens daar terechtkomen.
Test foutgevallen vóór je activeert
Laat dezelfde invoer tweemaal binnenkomen en bekijk of dat een dubbele actie veroorzaakt. Test ook ontbrekende verplichte gegevens. Zet meldingen zo in dat iemand een mislukking kan opvolgen. Een workflow zonder beheerafspraak is lastig betrouwbaar te gebruiken, ook wanneer de eerste demonstratie slaagt.
Controleer tot slot of de gekozen integratie binnen je abonnement valt. De uitleg over Zapier gratis gebruiken behandelt de verschillen tussen een proef en het gratis plan. Ontbreekt de noodzakelijke handeling, vergelijk dan Make met Zapier op precies dezelfde overdracht. Daarmee voorkom je dat je verhuist naar een tool met hetzelfde ontbrekende veld.
Bronnen en controle
De uitleg is gebaseerd op onderstaande documentatie. Software en abonnementen kunnen veranderen.